Договоры с самозанятым и с ИП

Договоры с самозанятым и с ИП — это документы не с заказчиком, а с исполнителем: они закрывают выплаты вашим сотрудникам-подрядчикам. Ведут себя эти два типа не как остальные документы: сумма считается из отработанных смен, статус называется по-другому, а подтверждением служит загруженный скан.

Два способа оформить договор

Способ 1 — из бухгалтерии. В разделе «Бухгалтерия» нажмите «Создать» и в нижней группе списка выберите «Договор с самозанятым». Так удобно, когда вы закрываете сразу пачку смен одного исполнителя.

Способ 2 — из карточки сотрудника. В разделе «Сотрудники» откройте человека и перейдите на вкладку «Договор». Там мастер из трёх шагов — «Стороны и готовность», «Условия», «Проверка и формирование» — и выбор вида договора: «Рамочный» («Один раз на всё сотрудничество: объём работ и оплата — по актам») или «На смены» («Под конкретные отработанные смены, сумма считается автоматически»). Ниже мастера — список всех договоров сотрудника с фильтрами. Подробный разбор — в статье «Договор с сотрудником: от формирования до подписанного скана».

Пункт «Договор с ИП» в меню «Создать» формы не открывает: система переносит вас в список сотрудников с сообщением «Договор с ИП формируется в карточке сотрудника — вкладка „Договор“.» Это не ошибка — договор с предпринимателем собирается по его основному способу оплаты, который задаётся в карточке человека.

Раздел «Бухгалтерия» и раздел «Сотрудники» видят руководители компании и сотрудники с расширенным доступом. Если нужного пункта нет в меню — доступа у вас нет, обратитесь к руководителю компании.

Форма «Договор с самозанятым»

Слева — три карточки и кнопка, справа — таблица смен.

• «Получатель оплаты (самозанятый)» — поиск «Поиск по ФИО…» и список сотрудников, у которых основной способ оплаты в вашей компании — «Самозанятый». Сотрудник, у которого самозанятость только запасной способ, в список не попадёт. Пока никого не выбрали, снизу написано «Получатель не выбран». Если подходящих людей нет: «В компании нет сотрудников с активным платёжным профилем „Самозанятый“.» — основной способ оплаты задают в карточке сотрудника на вкладке «Реквизиты», см. «Профили оплат».
• «Шаблон договора» — список шаблонов этого типа (ваши и системные) и ссылка «Управление шаблонами». Выбранный шаблон запоминается на следующий раз.
• Плитки «Выбрано смен» и «Сумма» — считаются на лету по галочкам в таблице справа.
• Кнопка «Сформировать договор» — неактивна, пока не выбраны получатель и хотя бы одна смена.

Справа — таблица «Неоплаченные трудозатраты» с колонками «Дата», «Сотрудник», «Мероприятие», «Тариф», «Сумма» и полями фильтра «Сотрудник», «Мероприятие» и две даты. Галочка в шапке отмечает все строки сразу.

В таблицу попадают только неоплаченные смены вашей компании, ещё не включённые ни в один договор, — не больше 300 последних. Если таких нет: «Нет неоплаченных трудозатрат без договора.»

Что происходит после кнопки «Сформировать договор»

1. Система проверяет данные получателя: фамилия, имя, дата рождения, адрес регистрации, серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт, ИНН самозанятого, расчётный счёт и БИК банка. Чего-то не хватает — договор не создастся, вы увидите сообщение об ошибке. Недостающее дозаполните в карточке сотрудника и повторите.
2. Если всё на месте — создаётся договор с номером по вашей нумерации, суммой, равной сумме выбранных смен, и готовым файлом по шаблону.
3. Появляется сообщение «Договор <номер> создан и сохранён в реестр.», и вы попадаете в карточку договора.
4. Выбранные смены помечаются в трудозатратах как «Проверено» и «Бухгалтерия» — после этого строки блокируются от правок. Оплаченными они не становятся: выплату отмечают отдельно.
5. Если у исполнителя ещё не было карточки контрагента, она создастся сама — см. «Карточки самозанятых и ИП появляются сами».

Одна смена не может попасть в два договора. Если вы отметили смену, которая уже включена в другой документ, система её не возьмёт, а когда все выбранные смены заняты — ответит «Все выбранные смены уже привязаны к существующим договорам.»

Статус «Сформирован, ожидает подписи»

У договоров с исполнителем начальный статус подписан не «Черновик», а «Сформирован, ожидает подписи»: документ уже собран, номер присвоен, он лежит в реестре — не хватает только подписи. Дальше статусы обычные договорные: «На подписании», «Подписан», «Действует», «Завершён», «Расторгнут» — что означает каждый, разобрано в статье «Типы документов и их статусы». Договор на подписании, подписанный или действующий расторгают пунктом «Расторгнуть» в меню «Ещё действия» (кнопка с тремя точками в шапке карточки).

Что в карточке такого договора

• в шапке — номер, статус и кнопки «Скачать .docx» и «Загрузить подписанный экземпляр» (у уже подписанного — «Добавить экземпляр»);
• «Условия» — «Вид договора» («Рамочный» или «На смены»), предмет, срок, сумма, шаблон и мероприятия;
• «Оплата исполнителю» — «Получатель оплаты» и банковские реквизиты по текущему профилю сотрудника;
• «Смены в договоре» — число смен и таблица: дата, мероприятие, тариф, смена, оплата, сумма;
• «Файлы договора» — сформированный файл и список «Подписанные экземпляры»: у каждого номер («Экземпляр №1»), дата загрузки и кто загрузил.

Загрузка подписанного экземпляра

Под списком «Подписанные экземпляры» — форма «Загрузить подписанный экземпляр»: поле «Файл · до 25 МБ» (подойдут PDF, JPG, PNG, DOCX, HEIC и другие сканы), поле «Дата подписания» — по умолчанию сегодняшняя, раньше даты формирования и позже сегодняшнего дня её не поставить, — и кнопка «Загрузить». Под формой написано: «Статус сменится на «Подписан», дата подписания — из поля». Кнопка с тем же названием в шапке карточки просто переводит к этой форме.

Загружать можно несколько раз — каждый файл сохраняется отдельным экземпляром. У уже подписанного договора форма называется «Добавить экземпляр», и новый файл статус и дату подписания не меняет. При удалении система предупредит: «Удалить экземпляр №…? Если он последний, договор вернётся в статус «Сформирован, ожидает подписи», дата подписания сотрётся.» Загружать и удалять экземпляры может бухгалтер (уровень 4) и выше.

Номера и шаблоны

По умолчанию у договора с самозанятым префикс номера ДГСЗ-, у договора с ИП — ДГИП-; поменять их можно в настройках нумерации («Нумерация документов»). Шаблоны у этих договоров свои: в них подставляются данные исполнителя, формулировки договора и перечень смен, а не позиции счёта — см. «Переменные шаблона и строка позиций».

Как называются услуги в договоре на смены, зависит от вида договора. В договоре с самозанятым — и из этой формы, и из карточки сотрудника — перечень услуг собирается по выбранным сменам, и каждая услуга называется так, как задано в строке «В договоре» у тарифа на странице «Тарифы»; если строка пустая — по названию тарифа без эмодзи. В договоре с ИП услуги называются по тарифам выбранных смен — через запятую, без повторов; своя формулировка встаёт вместо них, только если в мастере карточки сотрудника заполнен «Предмет договора». Строку «В договоре» договор с ИП не использует.