Вкладка «Договор» в карточке сотрудника закрывает весь путь: от формирования договора до загруженного скана с подписями. Разберём, что нужно для формирования, что происходит необратимо и как найти нужный договор в истории сотрудника.
Где найти
Откройте «Сотрудники», щёлкните по человеку и перейдите на вкладку «Договор». Если договор с сотрудником уже формировали, под именем в списке стоит бейдж «Договор заключён» или «Не подписан» — щелчок по нему откроет карточку сразу на этой вкладке.
Порядок на вкладке: строка «Связаться» с контактами сотрудника, под ней — формирование договора, в самом низу — список «Договоры сотрудника».
Отдельной ручной пометки о том, что договор нужен, больше нет: список сотрудников показывает только настоящие документы. Кому договор ещё не оформляли, видно по отсутствию бейджа договора в строке.
Кто может формировать
Формировать договоры и принимать подписанные экземпляры могут «4 — Бухгалтер» и «5 — Главный администратор». У остальных вместо мастера заметка: «Формирование договора и приём подписанного экземпляра ведёт бухгалтер (уровень доступа 4) или главный администратор.» Список договоров ниже им виден, но без кнопки загрузки скана.
Что нужно, чтобы договор вообще сформировался
- Основной способ оплаты сотрудника — самозанятый или ИП. Вид документа выбирается по нему автоматически: «Договор с самозанятым» или «Договор с ИП». Основной задают на вкладке «Реквизиты», см. «Карточка сотрудника: шесть вкладок».
- Заполненный профиль вашей организации в разделе «Мои компании», см. «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты».
- Хотя бы один шаблон для этого вида договора.
Если основной способ — оплата на карту, договор не формируется: мастер покажет «Назначена оплата на карту — по ней договор не формируется. Нужен профиль самозанятого или ИП.» Это так, даже если у сотрудника есть запасной ИП или самозанятый: сделайте его основным кнопкой «Сделать основным» на вкладке «Реквизиты» или добавьте новый способ оплаты. Если способов оплаты нет вовсе, мастер напишет «Платёжный профиль не назначен. Договор формируется по профилю самозанятого или ИП — назначьте его во вкладке «Реквизиты».» Про виды реквизитов — «Профили оплат».
Шаг 1 — «Стороны и готовность»
Вверху пара карточек: «Заказчик» (ваше юрлицо с ИНН) и «Исполнитель» (сотрудник, вид его основного способа оплаты и ИНН), между ними стрелка. Ниже строка «Документ: …» с видом договора. Если юрлиц несколько, появляется список «От какого юрлица договор».
Дальше — чек-лист. Если всё на месте, он говорит «Данные для договора на месте». Если нет — «Не хватает N полей — без них договор не сформировать», а под ним плашки недостающих полей, сгруппированные по вкладкам карточки: «Вкладка „Основное“», «Вкладка „Личное“», «Вкладка „Паспорт“», «Вкладка „Реквизиты“». Щелчок по плашке переносит на нужную вкладку.
Состав обязательных полей зависит от вида документа:
| Вид | Что обязательно |
|---|---|
| Договор с самозанятым | фамилия, имя, серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан, адрес регистрации, дата рождения, ИНН, банковские реквизиты (расчётный счёт и БИК) |
| Договор с ИП | фамилия и имя, ИНН, ОГРНИП, банковские реквизиты. Паспорт не требуется — предприниматель определяется по ОГРНИП |
Внизу шага — кнопка «Далее: условия»; она неактивна, пока не выполнены базовые условия из предыдущего раздела.
Шаг 2 — «Условия»
Сначала выбирается вид договора из двух карточек:
- «Рамочный» — «Один раз на всё сотрудничество: объём работ и оплата — по актам.»
- «На смены» — «Под конкретные отработанные смены, сумма считается автоматически.»
Дальше общие поля: «Шаблон договора» (сгруппирован на «Шаблоны компании» и «Системные») и «Предмет договора» с подсказкой «Пусто — подставится формулировка из шаблона.»
Как в договоре на смены называются услуги, зависит от вида документа:
- с самозанятым — перечень услуг собирается по выбранным сменам, и каждая услуга называется так, как задано в строке «В договоре» у тарифа на странице «Тарифы»; если строка пустая — по названию тарифа без эмодзи;
- с ИП — если «Предмет договора» оставить пустым, в него встанут названия тарифов выбранных смен — через запятую, без повторов. Строку «В договоре» этот договор не использует; чтобы назвать услугу иначе, впишите формулировку в «Предмет договора».
Для рамочного добавляются «Действует до» («Пусто — бессрочно, с автопродлением на год») и «Сумма договора» с переключателем «Оплата по актам» / «Фиксированная сумма». Если рамочный договор уже действует, мастер предупредит об этом и напомнит, что обычно достаточно договора на смены.
Для договора на смены появляется таблица «Смены в договоре» с колонками «Дата», «Событие», «Роль», «Сумма», флажком «Выбрать все», счётчиком доступных смен и итогом вида «Выбрано 7 смен · 84 000 ₽». Если свободных смен нет, вместо таблицы написано: «Нет смен, не вошедших в другие договоры. Одна смена не может попасть в два договора.»
В таблицу попадают последние 200 свободных смен сотрудника. Если смен накопилось больше, оформляйте их несколькими договорами — по мере того как уже выбранные уходят из списка.
Шаг 3 — «Проверка и формирование»
Сводка перечисляет «Стороны», «Документ», «Шаблон», «Срок», «Сумму» и «Предмет». Кнопка «Показать предпросмотр» собирает вид документа, рядом пометка «Оформление приблизительное». После первого показа кнопка называется «Обновить предпросмотр»; если затем поменять параметры, над документом появится «Параметры изменились — обновите предпросмотр.»
Если данных не хватает, предпросмотр честно помечается черновиком, а кнопка формирования остаётся заблокированной — рядом с ней всегда написана конкретная причина.
Ниже — блок «Действие необратимо. Что произойдёт:»
- будет израсходован номер сквозной нумерации;
- будет создана или обновлена карточка контрагента в разделе «Контрагенты»;
- выбранные смены жёстко привяжутся к договору и станут недоступны для других договоров;
- удалить договор можно только в разделе «Бухгалтерия».
Кнопка «Сформировать договор» завершает мастер. Появится экран «Договор № … сформирован» со ссылками «Скачать .docx» и «Открыть в бухгалтерии», кнопкой «Загрузить подписанный экземпляр» и ссылкой «Сформировать ещё один договор». Статус документа — «Сформирован, ожидает подписи». Новый договор сразу появляется в списке «Договоры сотрудника» ниже.
Одна смена — один договор
Смена, уже вошедшая в договор, во второй не попадёт: мастер предлагает только свободные смены. Но его список мог устареть — например, договор на те же смены только что сформировали в соседней вкладке браузера. Тогда договор не сформируется целиком, даже если занята одна смена из выбранных, и появится сообщение «Смены уже вошли в другой договор: дата — договор номер. Снимите их с выбора — список свободных смен устарел.» Вернитесь на шаг «Условия», снимите эти смены и сформируйте договор снова.
Загрузка подписанного экземпляра
Кнопка «Загрузить подписанный экземпляр» открывает окно «Подписанный экземпляр договора № …» с полями:
- «Файл» — подсказка «PDF, JPG, PNG, DOCX · до 25 МБ».
- «Дата подписания» — по умолчанию сегодняшняя, с подсказкой «Уходит в реестр бухгалтерии — по ней договор считается подписанным». Скан часто приносят через недели, поэтому дату стоит поставить реальную.
После кнопки «Загрузить» статус документа становится «Подписан», а бейдж в списке сотрудников — «Договор заключён».
Список «Договоры сотрудника»
Внизу вкладки собраны все договоры сотрудника в вашей компании — самые новые сверху, по 10 за раз; следующие подгружает кнопка «Загрузить ещё (N)». По каждому документу видны номер, вид («Рамочный» или «На смены»), статус, тип документа, дата создания, дата подписания и сумма, строка «Проект: …» с мероприятиями, к которым привязан договор, и ссылки «Скачать .docx» и «Открыть в бухгалтерии». Бухгалтеру и главному администратору доступна ещё кнопка «Загрузить подписанный экземпляр». Уже загруженные сканы перечислены строкой «Подписанные экземпляры:». Если договоров не было — «Договоров с этим сотрудником ещё не было.»
Как найти договор: фильтры списка
Когда договоров больше одного, над списком появляются фильтры, а справа от заголовка — счётчик «Показано N из M»:
- «Тип» — «Рамочный» и «На смены», «С самозанятым» и «С ИП». Пункты берутся из договоров этого сотрудника: если все они одного вида и одного типа, выбирать не из чего, и поля нет;
- «Дата с» и «по» — по дате создания договора, обе границы включительно. Если перепутать даты, под полями появится «Дата «по» раньше даты «с»»;
- «Проект» — список с поиском по мероприятиям, к которым привязаны договоры сотрудника. Рядом с названием стоит дата мероприятия, чтобы различать проекты с одинаковыми названиями.
Кнопка «Сбросить» снимает все фильтры. Если под фильтры ничего не подошло, список напишет «Под фильтры ничего не подошло» и предложит «Сбросить фильтры».
Дальнейшая жизнь документа — в разделе «Бухгалтерия», см. «Договоры с самозанятым и с ИП» и «Карточка сотрудника: шесть вкладок».