Карточка — основное окно работы с человеком: здесь правят ФИО и паспорт, назначают навыки, ведут способы оплаты и формируют договоры. Шесть вкладок, у каждой своя логика сохранения.
Как открыть
В разделе «Сотрудники» щёлкните по строке человека или нажмите кнопку «Подробнее». Клик по бейджу договора под именем откроет карточку сразу на вкладке «Договор», а клик по виду оплаты или «+N» в строке сотрудника — на вкладке «Реквизиты».
В заголовке — ФИО, рядом счётчик вида «× 12 смен»: сколько всего смен человек отработал в этой компании. Вкладки идут слева направо: «Основное», «Паспорт», «Личное», «Навыки», «Реквизиты», «Договор». На вкладке «Навыки» показано число назначенных тарифов (если хотя бы один назначен), на «Реквизитах» — число способов оплаты, если их больше одного.
Развернуть карточку на весь экран
Справа в шапке, рядом с крестиком «Закрыть», есть кнопка «Развернуть на весь экран». Так удобнее читать длинные вкладки — способы оплаты и список договоров. В развёрнутом виде та же кнопка называется «Свернуть окно». Выбор запоминается в этом браузере: следующая карточка откроется так же.
Вкладка «Основное»
Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» редактируются; фамилия и имя обязательны — без них карточка не сохранится.
«Телефон» и «Бот компании» — только для чтения. Телефон сотрудник меняет сам в своём профиле; нажатие на номер начинает звонок. Поле «Бот компании» показывает, дойдут ли до человека сообщения бота: если он подключён, видны значки Telegram (с ником — щелчок открывает переписку) и MAX, если нет — бейдж с причиной, например «Бот не подключён», и щелчок по нему подскажет, что сделать. Вручную здесь ничего не вписать — привязка появляется, когда сотрудник подключит бота.
Ниже «Уровень доступа» и «Комментарий». Список уровней доступен с уровня «4 — Бухгалтер», иначе под ним написано «Требуется уровень ≥ 4». Комментарий виден только внутри этой компании. Значения уровней разобраны в статье «Уровни доступа: кто что видит и может».
Вкладка «Паспорт»
Первое поле — «Страна паспорта»: Россия, Узбекистан или Казахстан. От выбора зависит, какие поля вообще появятся и в каком формате:
| Страна | Серия | Номер | Дополнительно |
|---|---|---|---|
| Россия | 4 цифры | 6 цифр | «Код подразделения» в формате 000-000 |
| Узбекистан | 2 латинские буквы | 7 цифр | «ПИНФЛ», 14 цифр |
| Казахстан | 1 латинская буква | 8 цифр | «ИИН», 12 цифр |
Общие для всех стран поля: «Дата выдачи», «Кем выдан» и «Адрес регистрации» — адрес подставляется из подсказок, достаточно начать набирать.
При смене страны поля, которых у неё нет, очищаются и не сохраняются. Это сделано намеренно: иначе у россиянина навсегда остался бы ПИНФЛ, введённый до переключения.
Вкладка «Личное»
Два блока. «Рождение и проживание»: «Дата рождения», «Место рождения», «Город проживания». «Автомобиль»: «Марка и модель», «Гос. номер».
Именно эти поля вместе с паспортными уходят в списки на пропуска, поэтому пустые ячейки в выгрузке — следствие незаполненных вкладок «Паспорт» и «Личное». См. «Пропуска на объект: Excel, PDF и копирование в буфер».
Вкладка «Навыки»
Навык — это тариф, на который сотрудника можно ставить в смену. Назначенные навыки показаны плашками; на каждой — счётчик отработанных на этом тарифе смен и крестик «Удалить навык». Ниже поле «Добавить навык» с поиском по названию.
Если навыков нет — надпись «Навыки ещё не назначены». Если в компании вообще нет тарифов — «В компании ещё нет тарифов»; заведите их на странице «Тарифы», см. «Тарифы оплаты труда: страница и все поля». Изменения навыков сохраняются сразу, отдельная кнопка не нужна.
Вкладка «Реквизиты»: способы оплаты и основной
У сотрудника в компании может быть несколько способов оплаты — например, ИП и карта. Один из них основной: по нему компания оформляет договор, учитывает трудозатраты и считает налог в финансах проекта. Остальные — запасные, основным можно сделать любой.
Сверху строка «Связаться» с телефоном, ником в Telegram и почтой, а справа в ней — кнопка «Запросить»: попросить сотрудника прислать реквизиты через бота (см. ниже). Под строкой — заголовок «Способы оплаты» со счётчиком и карточки способов:
- вид — «Самозанятый», «ИП» или «Физлицо» с уточнением «Оплата на карту»; у основного способа — звёздочка «Основной», он стоит первым;
- краткая подпись: название ИП, ИНН или банк с последними цифрами карты;
- сами реквизиты группами — «Реквизиты ИП», «Самозанятый», «Карта», «Банковские реквизиты»; у номеров, ИНН и адресов есть кнопка копирования. Когда способов несколько, карточка показывает только ключевые поля (ИНН, номер карты, расчётный счёт), остальное раскрывает «Все реквизиты»;
- строка статуса, если реквизиты запрашивали через бота.
Если способов нет — «Способов оплаты для этой компании нет» и подсказка, что сотрудник может добавить реквизиты сам в своём профиле либо это сделаете вы.
Если те же реквизиты доступны и другим компаниям, на карточке способа написано «Эти же реквизиты используют: … Правка изменит их и там.» Проверьте, точно ли правку нужно вносить всем.
Что можно сделать со способом оплаты
Кнопки видны с уровня «4 — Бухгалтер». Проджект менеджер видит вкладку только для чтения — под заголовком написано «Менять способы оплаты может бухгалтер или главный администратор.»
- «Сделать основным» — есть у запасных способов. Новый основной сразу учитывается в списке сотрудников, на вкладке «Договор» и в трудозатратах.
- «Изменить» — правка реквизитов, сохраняет кнопка «Сохранить изменения». Вид у сохранённых реквизитов не меняется: другой вид добавьте новым способом оплаты.
- «Запросить подтверждение» — бот пришлёт сотруднику эти реквизиты с кнопками «Всё верно» и «Изменить реквизиты».
- «Убрать из компании» — подтверждение появится прямо в карточке. Реквизиты не удаляются: они остаются в личном профиле сотрудника, компания просто перестаёт платить по ним. Если убрать основной, основным станет другой способ — карточка заранее скажет, какой.
Как добавить способ оплаты
- Нажмите «Добавить способ оплаты» — справа от заголовка или в пустой вкладке.
- В блоке «Вид оплаты» выберите: «Самозанятый» (ИНН, СНИЛС и счёт в банке), «ИП» (ИНН, ОГРНИП, адрес и счёт) или «Физлицо» (номер карты или телефона). Сразу выбран вид, которого у сотрудника ещё нет.
- Заполните поля. Банк, БИК и корреспондентский счёт подставляются из подсказок, а по ИНН предпринимателя — название, ОГРНИП и адрес.
- Отметьте «Сделать основным способом оплаты», если платить нужно по новым реквизитам. Первый способ оплаты в компании становится основным сам.
- Нажмите «Добавить».
Если такие реквизиты у сотрудника уже есть, второй записи не появится: вкладка напишет «Такие реквизиты у сотрудника уже есть — подсветили их в списке.» Про виды реквизитов и налоги — в статье «Профили оплат».
Запросить реквизиты у сотрудника через бота
Не обязательно звонить и диктовать номера: бот вашей компании сам попросит сотрудника заполнить реквизиты в Telegram или MAX. Запрашивать могут бухгалтер и главный администратор — те же, кто правит реквизиты.
- На вкладке «Реквизиты» нажмите «Запросить» справа в строке «Связаться».
- Откроется меню «Запросить у сотрудника»; под заголовком написано, куда придёт сообщение, например «Сообщение придёт в Telegram».
- Выберите «Запросить реквизиты» — сотрудник сам выберет: самозанятый, ИП или карта. Или в группе «Определённый вид» укажите нужный: «Самозанятый», «ИП» или «Физлицо — на карту». В группе только те виды, которых у сотрудника в вашей компании ещё нет; если есть все, меню подскажет проверить их кнопкой «Запросить подтверждение».
- Вкладка сообщит, что запрос отправляется, а под заголовком «Способы оплаты» появится строка его статуса.
Чтобы сотрудник сверил уже внесённые реквизиты, нажмите «Запросить подтверждение» на карточке способа оплаты. Бот пришлёт эти реквизиты целиком, статус запроса появится на той же карточке.
Запрос уходит только через бота компании. Если у компании не подключён бот Telegram или MAX, сотрудник не подключил бота компании, компания сменила бота, бот не может написать сотруднику (например, сотрудник заблокировал бота) или сотрудник заблокирован в компании, пункты меню «Запросить» неактивны: сверху написано «Недоступно: …» с причиной, а там, где это можно исправить, — подсказка, что сделать. Как подключить бота — в статье «Как подключить Telegram-бот».
Повторный запрос того же вида заменяет прежний, ещё не отвеченный: в меню у такого пункта написано «Уже запрошено … — новый запрос заменит прежний», а ссылка из старого сообщения перестанет работать. Отправить один и тот же запрос чаще раза в минуту нельзя — вкладка скажет, через сколько секунд можно повторить.
Статусы запросов на вкладке «Реквизиты»
Статусы видны всем, кто открывает вкладку. Рядом с подписью — дата и мессенджер, а при наведении — кто запросил.
| Статус | Что означает |
|---|---|
| «Отправляем запрос…» | запрос поставлен в отправку, рядом крутящийся значок; обычно через несколько секунд статус сменится |
| «Запрошены реквизиты», «Запрошено подтверждение» | сообщение ушло сотруднику, ответа пока нет. Если мессенджер не подтвердил получение, рядом с его названием написано «(доставка не подтверждена)»: сообщение, вероятно, дошло, но уверенности нет |
| «Подтверждено сотрудником» | сотрудник нажал «Всё верно»; указано, когда и где он ответил — в Telegram, в MAX или на странице запроса |
| «Изменено сотрудником» | сотрудник поправил реквизиты по ссылке — на карточке уже новые данные |
| «Добавлено сотрудником» | сотрудник прислал реквизиты, и они появились в списке способов оплаты |
| «Подтверждено …, реквизиты с тех пор менялись» | сотрудник подтверждал прежние данные, а после этого реквизиты правили; если нужно, запросите подтверждение заново |
| «Не доставлено: …» | сообщение не удалось доставить, после двоеточия — причина, например «бот заблокирован» или «чат не найден». Если в один мессенджер сообщение ушло, а в другой нет, статус остаётся «Запрошены…», а рядом указано, куда не дошло и почему |
| «Не удалось отправить — повторите запрос» | отправка зависла и за 10 минут так и не завершилась. Запросите ещё раз — новый запрос заменит зависший |
| «Запрос истёк без ответа» | за 7 дней сотрудник не ответил; рядом — когда запрашивали |
Строки запросов реквизитов под заголовком «Способы оплаты» держатся до 30 дней. Выполненный запрос оттуда уходит — его результат виден на карточке добавленных реквизитов.
Что получает сотрудник
- Запрос реквизитов. Бот компании пишет, что компания просит указать реквизиты для выплат (или добавить реквизиты конкретного вида), и присылает кнопку «💳 Указать реквизиты» или «➕ Добавить реквизиты». Форма открывается прямо в мессенджере: если вид не задан, сначала экран «Куда перечислять оплату?» с выбором вида, затем поля и кнопка «Отправить реквизиты».
- Запрос подтверждения. Бот присылает реквизиты целиком и кнопки «✅ Всё верно» и «✏️ Изменить реквизиты». «Всё верно» срабатывает прямо в чате: бот отвечает «Спасибо! Реквизиты подтверждены» и дописывает в сообщение отметку «✅ Подтверждено» с датой. «Изменить реквизиты» открывает форму с текущими данными — вид в ней не меняется.
- Срок — 7 дней. В сообщении написано, до какой даты действует ссылка (в просьбе проверить реквизиты — запрос). Истёк срок — по ссылке сотрудник увидит «Ссылка устарела» с советом попросить компанию прислать запрос ещё раз, а кнопка «Всё верно» ответит «Запрос устарел — попросите компанию прислать его ещё раз»; пришёл новый запрос — по старой ссылке откроется «Запрос заменён новым».
- После «Всё верно» реквизиты ещё можно исправить той же кнопкой «Изменить реквизиты», пока ссылка действует. После того как реквизиты добавлены или изменены, запрос закрыт: по ссылке сотрудник увидит «Готово, спасибо».
- Если реквизиты успели поправить в карточке после отправки запроса, подтвердить старые данные нельзя: сотрудник увидит актуальные и сможет изменить их.
- Реквизиты, присланные по запросу, основными сами не становятся — разве что других способов оплаты в компании у сотрудника нет. Основной выбирает компания.
Вкладка «Договор»
Сверху — формирование договора: мастер из трёх шагов, а если у вас уровень ниже «4 — Бухгалтер», — заметка о том, кто ведёт договоры. Ниже — список «Договоры сотрудника» с фильтрами «Тип», «Дата с» / «по» и «Проект». Вид договора выбирается по основному способу оплаты: с самозанятым или с ИП; при основной оплате на карту договор не формируется. Тема большая, ей посвящена отдельная статья «Договор с сотрудником: от формирования до подписанного скана».
Что сохраняется кнопкой, а что само
Внизу карточки — кнопка «Сохранить изменения»: она записывает всё с вкладок «Основное», «Паспорт» и «Личное» разом, независимо от того, на какой вкладке вы сейчас находитесь.
На вкладках «Реквизиты» и «Договор» этой кнопки нет — они сохраняют себя сами своими кнопками. Вкладка «Навыки» тоже применяет изменения сразу.
Слева внизу может быть кнопка «Удалить из компании» — она показывается только главному администратору и никогда на самом себе, см. «Заблокировать или удалить сотрудника».
Почему часть полей недоступна
- Телефон и «Бот компании» — только для чтения у всех: телефон меняет сам сотрудник, а привязка к боту появляется, когда он подключит бота.
- Уровень доступа, способы оплаты и запросы реквизитов через бота — с уровня «4 — Бухгалтер». Формирование договоров — тоже.
- Удаление из компании — только «5 — Главный администратор».
- Остальное — ФИО, паспорт, личные данные, навыки и комментарий — доступно с уровня «3 — Проджект менеджер».